Gestión del tiempo y productividad

Nos podemos preguntar: ¿Qué es el tiempo?. La definición que hace la RAE: tiene muchas acepciones, pero me he quedado con tres:

1,- Duración de las cosas sujetas a mudanza

2,- Magnitud física que permite ordenar la secuencia de sucesos. Estableciendo un pasado, un presente y un futuro y cuya unidad en el sistema internacional es el segundo.

3,- Se refiere al tiempo relativo. Según la teoría de la Relatividad de Einstein, es el que depende de la situación y movimiento del observador.

El tiempo se puede ganar, perder, ahorrar, pero nunca se puede atesorar.

Séneca, al hablar del tiempo, dice: el pasado ya sucedió, por lo tanto ya no es nuestro. El futuro sucederá pero es desconocido para nosotros. Y el presente es el momento que disponemos.

Ladrones de tiempo

En nuestra vida nos encontramos con muchos ladrones del tiempo:

Las personas: Hay personas a nuestro alrededor, que continuamente nos interrumpen y distraen nuestra atención. Las interrupciones: nos impiden trabajar de modo continuado.

La improvisación: dejarse llevar para trabajar o vivir a salto de mata.

Reuniones improductivas

Tareas repetitivas: revisar el mail, salir a la compra,

La televisión: los españoles pasamos de media ante el televisor 3 horas diarias.

Internet, teléfono, etc.

Los ladrones del tiempo provocan desorganización, ineficacia, desconcentración, lentitud y estrés. Nos alejan de nuestro objetivo.

Contra todo esto podemos luchar. Haz una lista con las diez interrupciones más frecuentes en tu rutina diaria. Que afectan para volver a concentrarte. Busca soluciones para cerrar las conversaciones, reduce el tiempo ante el televisor. Mira el mail a una hora concreta, pon el móvil en silencio y fija un horario para llamadas, etc.

Es fundamental diferenciar la prioridad de las tareas. No es más importante una tarea porque requiera mucho tiempo para realizarla.

Hacer muy bien una tarea intrascendente, no la convierte en importante.

Es mucho más interesante lo que haces que cómo lo haces.

Ser eficiente no sirve de nada si no se aplica a las cosas correctas.

La visión de conjunto y enfocar los detalles importantes nos hará ser eficaces.

Porcentajes para la prioridad de tareas

Existen unos porcentajes sorprendentes, que nos ayudarán a analizar nuestra gestión del tiempo:

      • Sólo 5% de las tareas consideradas urgentes, lo son.
      • El 45 % de la jornada laboral es productiva.
      • El 35% de las tareas son necesarias, pero no rentables.
      • El 20% del tiempo no productivo, mina la moral de la persona
      • Los ladrones del tiempo restan el 50% y hasta el 70% de nuestras horas efectivas de trabajo.

Eisenhower, cuando era Presidente de los Estados Unidos dijo: “Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”.

Matriz de Covey

Con esta frase se desarrolla la matriz de Covey, que se divide en cuatro cuadrantes:

      1. Lo urgente e importante: Hazlo ya, y personalmente
      2. Lo urgente y no importante: Delega
      3. Lo no urgente e importante: Piensa cuando hacerlo
      4. Lo no urgente y no importante: Redúcelo o elimínalo.

Ejemplos del hogar.

Urgente e importante: uno de tus hijos pequeños, se ha caído y se ha hecho una brecha. Ves que necesita puntos. A la vez es la hora de recogida de los que salen del colegio.

Soluciones: 

Llevar al niño a urgencias y por el camino llamar a tu marido, a tu madre o a tu amiga para que recojan a los otros del colegio.

Recoger a los del colegio e ir todos a urgencias.

Urgente y no importante: Llega la hora de comer, has calculado mal el tiempo. Aunque la comida estará terminada, no está puesta la mesa falta el pan,  colocar la fruta en el frutero… Encarga a tu hijo de 8 años que prepare la fruta y la de 10 que ponga la mesa.

No urgente, pero importante: No he planificado los menús de la semana y tengo que salir a la compra. Busca el momento para hacer los menús y te saldrá la lista de la compra. Incluso la puedes hacer on line

Ni urgente ni importante: armario lleno de trastos. Puedes eliminarlos directamente, o decir a los miembros de la familia que revisen el armario en un plazo. Si no, lo tiras.

Pareto nos define la regla de 80/20. Si nos centramos en el 20% de las cosas nos darán el 80 % de los resultados.

Abraham Lincoln dijo: si me dan 6 horas para cortar un árbol, las cuatro primeras las pasaré afilando el hacha. Y Tim Ferris: La falta de tiempo es falta de prioridades.

Parkinson define que si esperas hasta el último minuto, sólo te queda un minuto para hacerlo.

¿Qué me puede ayudar en la gestión del tiempo?

Aprender a decir NO. Comunicar eficazmente. Delegar. Tener orden. Gestionar sentimientos inútiles.